Excel för ekonomer

Excel för ekonomer – kursen som gör livet enklare

Kursen Excel för ekonomer tar fasta på att en stor del av ekonomernas arbete går ut på att söka och titta på data, kartlägga data, beräkna förhållanden och procentförändringar och utföra andra datamanipulationer. Under kursen får du lära dig hur du använder Excel för prognoser, budgets, bokslut, försäljningsanalyser, rapporter mm. Microsoft Excel är det mest använda verktyget här, och de flesta känner inte till alla bra funktioner som kan underlätta arbetet. Där kommer kursen Excel för ekonomer in. Den lär dig att använda programmet optimalt, utifrån ditt arbete med ekonomi. Du utvecklar dina färdigheter i Excel och får många aha-upplevelser i takt med att dina kunskaper ökar.

I denna artikel ger vi lite insikter i vad en kurs kan ge och vi bjuder dessutom på en hel del praktiska tips.

Dokumentera mera

Ett bra tips för dig som arbetar med Excel är att dokumentera dina datakällor, dvs anteckna viktiga urler direkt i kalkylbladet. Ofta när man lägger in t ex priser eller kurser behöver dessa uppdateras senare. Om du då har noterat länken sparar det dig mycket tid. Bestäm dig för var i varje dokument som du sparar datakällor och var sedan konsekvent och använd samma celler framöver.

Ett annat tips är att spara dina rådata. Ofta vill du formatera om den data som du har och sortera och lista den på andra sätt. Om du då inte har sparat den ursprungliga datan och senare vill gå tillbaka och göra andra sorteringar kan du inte göra det. Men om du sparat datan är det bara att börja om igen eller du kan gå tillbaka och dubbelkolla att du gjort rätt.

Miniräknare, nej tack!

Tidigare var miniräknaren ekonomens bästa vän. Numera är det Excel och alla de formler som finns tillgängliga i programmet. Ett tips som du får lära dig under en kurs i Excel för ekonomer är att göra alla dina beräkningar med Excel-formler. Du kanske behöver en procentuell förändring eller så behöver du ett tal dividerat med ett annat. Oavsett hur enkel beräkningen är så gör det till en vana att använda en Excel-formel. Någon gång i framtiden vill du veta hur du fick fram siffran och då kan du enkelt titta i formeln och där ser du svaret.

Excel för ekonomer och länkning

Under kursen Excel för ekonomer får lära dig det mesta du behöver om länkning. Ett tips är att länka istället för att kopiera. Då kan du enkelt jämföra data från olika källor. Du kan t ex hämta försäljningsdata till ett kalkylblad och produktdata till ett annat blad, men i samma fil. Nu har du en Excel-fil med två blad: försäljningsdata och produktdata. Skapa nu ett tredje ark för din analys. Ange en formel för att hämta försäljningsdata per produkt. Låter det komplicerat? Inte efter en kurs i Excel för ekonomer. Där lär du dig t ex att använda funktionerna LETARAD eller LETAKOLUMN, vilka är mycket användbara här.

Hitta sätt att kontrollera dina data

Excel för ekonomer
En kurs i Excel för ekonomer ger dig kontroll

Under en kurs i Excel för ekonomer går vi även igenom kontroll av data. Tänk på det här enkla exemplet: dina rader är januari, februari, till och med december. Dina kolumner är äpplen, bananer, körsbär. I kolumnen längst till höger har du månatliga försäljningssummor. Längst ner har du årlig försäljning efter typ av frukt. För att få total årlig försäljning av alla typer av frukt kan du antingen summera de månatliga försäljningssummorna eller så kan du summera de årliga fruktsummorna. Du borde få samma svar i båda fallen. Om du får olika svar är det något som inte stämmer. I ett mer komplext kalkylblad är det lätt hänt att någon inmatning eller formel blir fel. Genom en IF-sats kan du kontrollera dina data. En Excelkurs för ekonomer lär dig mer om hur du gör, men kort beskrivet handlar det om att IF-satsen i detta exempel ska ge totalsumman om de två metoderna matchar varandra och ett felmeddelande om de två metoderna inte matchar varandra. På så sätt kan du kontrollera dina data.

Simulera med tydliga antaganden

Ett tips är att vara noga med att dokumentera alla antaganden som dina beräkningar bygger på. Om du t ex arbetar med att skapa prognoser för ditt företag har du sannolikt gjort kritiska antaganden. Det kan vara en räntesats, en kostnad per såld enhet eller en procentuell försäljningsökning. Det är frestande att placera antagandet direkt i formeln, till exempel = 0,8 * [cell med data]. Avsätt i stället en del av ditt blad för dina antaganden. I en mycket komplex modell är det bra att ha ett separat blad bara för antaganden. Märk en cell för varje antagande. En cell kan till exempel innehålla räntan för ett lån. Ge cellen ett namn som t ex ”LÅN”. Namn kan du ge genom att välja Formler och sedan Namnhanteraren, Nytt. Nu är det enkelt att ändra dina antaganden och titta på hur dina resultat förändras.  Du skyddar dig också mot att ändra antagandet på ett ställe, men inte överallt. Du lär dig mer om hur du arbetar med detta under en kurs i Excel för ekonomer.

Excel för ekonomer – presentationer

När du som ekonom använder Excel behöver du ofta hitta bra sätt att presentera dina data. Troligtvis är kalkylbladet där du gjorde beräkningarna inte så snyggt att använda som det är, det är ju till för beräkningar. Det kan innehålla mellanliggande beräkningar, några onödiga rader eller kolumner och formatering utformad för att hjälpa dig som ekonom, men inte mottagaren av data.

En kurs kan lära dig att då skapa ett nytt blad bara för presentationer. Men naturligtvis kommer du inte att bara kopiera data från analysbladet till presentationsbladet. I presentationsbladet skapar du en länk som refererar till data från analysbladet. Så när du ändrar din analys ändras även presentationstabellen automatiskt. Detta är viktigt att tänka på och sådana tips och många fler får du under en kurs. En utbildning i Excel kan även vara av stor nytta för nya chefer som arbetar mycket i Excel och behöver presentera sina data med jämna mellanrum.

Lär dig hur du konverterar text till data

Behöver du kopiera data från en webbsida eller en PDF-fil in i Excel? Det är vanligt att man behöver göra detta och datan kommer då till Excel som text och inte som siffror och allt ligger i samma kolumn. Kursen Excel för ekonomer kan innehålla ett avsnitt som tar upp detta problem och hur du löser det: markera hela bladet (kontroll A), ändra teckensnittet till ett med fast bredd, till exempel Courier. Ganska ofta ser texten nu snyggt formaterad ut i kolumner. Klicka nu på Data, Text till kolumner och välj Fast bredd. I vissa fall vill du även välja alternativet Avgränsat. Mer info ges under kursen.

Excel för ekonomer visar dig funktioner som gör jobbet enkelt

En gång arbetade jag tillsammans med en mycket effektiv ekonom. När jag påbörjade en tråkig beräkning berättade hon för mig att det fanns ett enklare sätt att använda en specifik funktion i vår programvara. Ibland visste hon inte vad den funktionen var, men det störde henne inte. Hon skulle börja söka efter den funktion som skulle göra våra liv enklare. Hon skulle beskriva vad funktionen ska göra och sedan fråga mig: ”Om du skapade den här funktionen, vad skulle du namnge den?” Och vi brukar hitta precis vad vi behövde.

Ett tips som du får med från en kurs i Excel för ekonomer är att börja leta efter Excel-funktioner som gör ditt arbete enkelt. Bläddra i funktionslistan och lär känna saker som ANTAL.OM, pivottabeller, ÄRTAL m fl. När du hittat dem kommer du att undra hur du klarat dig så länge utan dem.

Lär dig kortkommandon i Excel

Kursen i Excel för ekonomer tar inte bara upp felförebyggande och upptäckt av nya funktioner, utan även hur du jobbar snabbare och mer effektivt i programmet. Ett sådant område är kortkommandon och här kommer några användbara:

Navigering: bli bekväm med skift-end och skift-home för att flytta till toppen eller botten av ett cellområde. Använd pilen från slutet till vänster och högerpilen för att flytta åt vänster eller höger i ett cellblock. Gör dessa med skiftknappen för att markera cellerna.

Kopiera och klistra in: control-C och control-V påskyndar arbetet enormt.

Tangentbordskommandon: När dina händer är på tangentbordet är det snabbare att behålla dem där än att flytta dem till musen. Tryck på Alt och titta i överkanten av bladet. Du kommer att se att olika bokstäver har kommit upp över olika kommandon. Tryck på en bokstav på tangentbordet så ser du fler bokstäver där uppe över nästa uppsättning kommandon som är öppna för dig. Med tiden lär du dig några vanliga bokstavsserier som gör att du kan vidta åtgärder på en sekund eller mindre – mindre tid än det skulle ta att flytta handen till musen.

Investera i effektivitet med Excel för ekonomer

Ta dig tid att boka in dig på kursen Excel för ekonomer för att lära dig mer om programmet. Det är en investering i effektivitet och kommer att öka produktiviteten i framtiden. Tänk på olika arbetsuppgifter som du gör regelbundet. Excel har sannolikt ett sätt som kan hjälpa dig att snabba upp det. Du kommer kanske inte att bli befordrad bara för att du är bra på Excel, men du kommer garanterat att uppmärksammas eftersom du är snabb och produktiv på det arbete som tilldelats dig.